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中小企业财务管理系统

全体财务人员要认真贯彻执行国家有关财务法律、会计制度，爱岗敬业，不做有损公司利益的事情，严格按照公司财务制度做好本职工作财务综合管理岗位职责，认真踏实做好本职工作财务综合管理岗位职责，树立为客户服务的意识，落实公司质量方针和质量目标。

一、财务部职责范围

1、认真贯彻执行国家有关财务管理的法律、法规，保证财务工作法制化。

2、建立、完善公司各项财务管理制度，并严格按照财务工作流程执行。

3、采取切实有效的措施，确保公司资金、财产安全，维护公司合法权益。

4.编制和执行财政预算和财政收支计划，督促有关部门加强资金回笼，确保资金有效供给。

5、开展成本费用预测、核算、考核与控制，督促相关部门降低消耗，节约成本，提高经济效益。

6、建立、完善各项财务帐目，编制财务报表，运用财务信息分析各项经济活动，为公司领导决策提供有效依据。

7、负责公司物资仓库、办公用品仓库的管理。

8、参与审查公司工程承包合同、采购合同。

9、及时计算、缴纳各种税款。

10、参与项目部与施工队的结算，参与采购部与材料供应商的结算。

11、收集、整理会计档案资料，保证档案资料的完整、安全和有效。

12、加强本部门管理，开展内部培训，提高本部门员工素质。

13、完成公司工作规程规定的其他工作及领导交办的其他任务。

二、借款及各项费用的标准和审批制度

贷款审批及标准：

1、出差借款：出差人员应先到财务部领取《借款单》一式两份，详细填写借款日期、资金性质、部门、出差地点、出差原因、天数、金额等，经部门负责人签字后报总经理审批；借款单由会计留存，借款人归还借款后，将结算联交还借款人，作为结账依据。前次借款如无故出差归来后超过5天未归还，则不允许再次借款。

2.日常开支借款：各部门因经营需要借款，应到财务部领取借款单，填写资金性质（支票或现金）、借款部门、借款原因、借款金额等，审批程序同第1条。

3、购置固定资产贷款：单价1000元以上、使用年限1年以上的建筑机具、加工设备、单价2000元以上的办公设施等均视为固定资产。须填写固定资产购置表、固定资产付款申请表，报经校长批准后，相关部门方可办理。购置固定资产必须开具正规发票。

4. 储备金贷款：储备金贷款针对具体部门或岗位实行，具体细则由各部门根据实际情况确定，经总裁批准后实施。所有储备金贷款于每年年底偿还结清。

5、其他临时借款：如业务费、招待费、流动资金等，审批程序同第一条。

6、出差人员借款应按规定回公司后五日内向财务部报告，报告后所欠金额须在三日内还清。如不办理报销手续，三日内不能还清所欠金额，财务部有权从当月工资中扣除该笔款项。

7. 所有贷款均须遵守“未清前不得借贷”的原则。

8、严禁个人借贷，特殊情况须有公司部门经理以上人员担保，并经董事长批准方可借贷。

3.日常费用报销：

1、公司员工在日常开支上必须坚持勤俭节约的原则。

2、日常开支时，应尽量索取原始发票，如无法索取原始发票，则对方必须开​​具收据。

3、报销时，负责人必须在发票上签字并简述原因，经对应领导签字后再将发票交给财务部报销；

4、日常采购全部必须入库保管，报销时必须凭发票，并有库管员签字的入库单，经相关领导签字后，到财务部报销。

5. 附加说明

若报销审批人出差，审批人应签署指定代理人，并提交财务部备案，指定代理人在此期间可行使相应的审批权限；或财务人员通过电话联系审批人，先借款或报销，待审批人回公司后再签字。

4.岗位职责：

财务部总监岗位职责

1.编制和执行预算和财务收支计划，制定资金筹集和使用计划，开辟财力，有效利用资金。

2、进行成本的预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促公司相关部门降低消耗，节约成本，提高经济效益。

3.建立健全经济核算体系，运用财务会计信息分析经济活动。

4、承担公司领导交办的其他任务。

财务经理职责

1、负责协助财务总监组织进行公司财务管理和经济核算工作。

2.制定和管理税收政策和程序。

3、建立、健全公司内部会计组织机构、会计指导和数据管理制度以及会计核算和财务管理规章制度。

4、组织公司有关部门开展经济活动分析，组织编制公司财务计划和费用计划，努力降低成本，开源节流，提高效益。

5、参与项目部与施工队、采购部与材料供应商的结算。

6.认真贯彻执行国家财政、经济政策，执行会计制度和财务管理办法，监督会议决议的实施。

7、负责公司全体财务人员的业务指导与学习，合理协调各岗位工作，考核会计人员的工作业绩，不断提高财务人员的业务素质。

8、完成领导交办的其他任务。

9、负责会计监督、交送工作。

财务部成本会计岗位职责

1、了解项目整体概况，包括规模、合同额、所需主要材料、开工及竣工时间、项目团队人员构成等。

2、了解、明确工程合同、还款条款、总包商扣缴项目及税款缴纳方式、保证期等，督促项目部按合同约定偿还资金。

3、根据各个项目的预算，控制项目成本。

4、每月底及时督促各项目部报送决算，核查上月计划执行情况。

5、及时、准确地核算各种原始票据，并记录在账。

6、准确掌握各类物资采购及分包劳务合同情况，并按照合同履行付款义务。

7. 项目付款将根据合同、财务帐目和项目预算进行审核。

8、工程完工后，准确核算工程造价，编制工程造价表。

9、完成领导交办的其他任务。

财务部综合会计岗位职责

1、负责登记各类管理项目的明细帐、分类帐和总帐；

2、充分了解和掌握国家有关财务工作制度、政策和公司会计、财务管理规定并正确执行；

3、负责总账、明细账、明细账的审核、银行存款的调整、会计凭证的汇总及总账的登记；

4、及时催收、清理其他应收账款、应付账款；按照公司规定安排固定资产及库存材料等资产的盘点；

5、每月编制会计报表，确保报表中的数字真实，计算正确，核对关系清晰；

6、负责会计档案的装订和管理；

7、承担公司领导交办的其他任务。

财务部出纳岗位职责

1、严格按照我国现金管理和银行结算制度规定办理现金收支和银行结算业务，管理好货币资金，不使用现金垫款，不使用欠条支付保证金；

2、按时、按序登记现金、银行存款日记账，确保数字清晰、内容准确，并按日、月进行结算。及时清点库存现金，每周一填写周货币资金报告；

3、妥善保管库存现金及有价证券，确保其安全，如有短缺，须予以补偿；

4、妥善保管印章，严格按照规定用途使用。用于签发支票的印章不得交给出纳员单独保管；

5、严格空白收据、空白发票管理，认真办理收据手续，按规定签发支票，负责开具空头支票；

6、完成财务总监或财务经理交办的其他任务。

五、财务基础工作标准

财务基本工作标准是财务工作最基础的部分，为财务部门日常具体工作提供指导和解释。

（一）法案

1. 票据种类：

（1）从境外取得的原始发票；

（2）公司制订的差旅费报销单；

（3）公司制作的支出证明。

2. 账单报销要求：

（1）外领原件发票：“开具增值税专用发票时，购货方四项信息必须填写完整，开具增值税普通发票时，购货方为企业、非企业单位（有纳税人识别号）或个体工商户的，购货方一栏中的“名称”、“纳税人识别号”为必填项，其他项目可根据实际需要填写。”要求填写完整、规范，包括客户名称（填写XX实业有限公司）、服务项目、金额（大小写要一致）、收货单位印章、日期等。

（2）公司自备差旅费报销单：此报销单专用于差旅报销，附有火车票、船票、飞机票等票证、住宿发票、差旅天数、差旅补贴、报销总额，单面内容不得涂改。

（3）公司制作的费用证明：这种费用证明有两个用途，一是在没有原始收据的情况下进行检查。

填好这个表，相关领导签字后才能报销，如果一次报销有好几张账单，也可以用费用凭证汇总，这张账单不允许涂改。

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1.凭证编号：凭证应统一记账为会计凭证，并按时间顺序编号，使用号码打印机进行编号。

2、制单人员：由负责制单的人员负责制单，制单后及时签字盖章。各项目现场由专职会计负责具体工作。

3、凭证填写要求：凭证必须用楷书书写，字迹清晰，汇总栏必须填写详细，逐行填写，不得有遗漏，各级会计必须使用相同方式填写，整张凭证不得涂改。

4、凭证审核：对会计人员所制作的凭证实行交叉审核，最后由财务主管进行最终审核。

凭证的审核必须及时，防止因记账不及时而延误会计控制。原则上，所有凭证必须在制作后的第二天进行审核，第三天进行过账。

5、凭证保管：凭证应当装订，由财务人员负责保管，财务人员对凭证全面负责。

（三）会计账簿

1.由于会计工作全部采用计算机进行，大多数账簿都由计算机自动生成并定期打印，但仍保留以下手工账簿：总帐、现金日记帐、银行存款日记帐、应付账款分类帐、工程分类帐、工程材料分类帐。

2、上述帐簿应当由相关负责人记录。

3. 以上帐簿的记录应以楷书书写，字迹清晰，每月总计，每季累计。如有错误，应以划线或红笔勾消方式更正，并由负责人盖章。

（四）报告

1、报告分为外部报告和内部报告。

2.外部报告是向各主管部门提交的报告，主要包括资产负债表、损益表等报告。

3、内部报表是公司内部需要填写汇总的各种报表，内部报表包括：按部门分类的管理费用表、按地区、人员分类的营业费用表、按项目、供应商分类的采购付款表、按项目分类的项目管理费用表、按供应商、项目分类的应付账款表、按项目、分包班分类的预付账款表，以上报表按月填写；

工程造价分析表是工程竣工时预算、结算、实际使用情况相结合的报表。

4、上述报表应由指定会计人员编制，并建立相应的编制和复核程序。

（五）主要议题说明

1. 预付账款：此账户用于核算所有分包团队的付款。因此，所有分包团队的付款均使用此账户进行核算。

2.应付账款：此帐户用于核算对所有供应商的采购和付款，因此所有对供应商的采购和付款都使用此帐户。

3、工程建设：工程建设帐户用于核算所有工程的直接费用，根据二级帐户工程名称、三级帐户工程费明细。

4、管理费用：管理费用核算公司各部门共同费用，按照二级账户部门、三级账户具体明细项目计算。

5、营业费用：营业费用帐户用来核算业务部门的各项费用，并按照二级会计人员和三级帐户的具体明细项目进行核算。

（六）应付账款的确认原则：

应付账款的确认与工程的直接成本及公司负债直接相关，因此应付账款的确认应遵循谨慎性原则。

1、利用项目现场相关人员签字的原始仓单及供应商发货清单确认应付账款及项目施工，减少因传真不清造成的错误。

2.使用采购部和财务部要求的联合签署文件确认应付账款和项目成本。

3、对于已确认需要调整的应付账款：若为现场入库错误，现场人员应出具调整说明，并结合材料部材料订单单，财务部即可进行调账；若为材料人员对材料价格计算错误等原因，材料人员应出具调整说明，并附上错误原始入库单复印件，财务部即可进行调账。所有调整必须由材料部及财务部最高主管签字。

六、处罚措施

财务人员有下列情形之一的，给予警告，并扣除当月工资1至3倍：

（一）超过规定的范围、限额使用现金或者保留超过核准库存现金的；

（二）以不符合财务会计制度规定的凭证冒充银行存款、现金的；

（3）挪用、借用他人资金（含现金）或者未经批准支付款项；

（4）用该账户为其他单位或者个人提取现金；

（五）未经批准垫款或者超出批准的范围和额度垫款；

（六）财务人员将公司资金挪作他用或者存放在银行作为个人存款的；

（7）违反本条例的规定，依法予以处罚。

财务人员有下列情形之一的，应当予以解聘：

（一）违反金融法规，严重扰乱金融工作的；

（二）拒绝提供或者提供虚假的会计凭证、会计报表或者文件资料的；

（三）伪造、变造、谎报、销毁、隐匿会计凭证、会计账簿；

（4）利用职务之便，侵占、骗取公司财产；

（5）诈骗、徇私舞弊、谋取私利、泄露秘密或者贪污、挪用公司资金的；

（6）在工作职责范围内发生严重失误或者玩忽职守，给公司造成损失的；

（七）其他失职、严重过失应当予以辞退的

七、附则

本规定须经公司股东大会批准。

本规定由总经理办公室负责解释。

本规定自发布之日起施行。

XXXX公司

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