1. 一般原则

为了加强采购工作管理，提高采购工作效率，制定本制度。所有采购人员及相关人员均应依据本制度开展工作。

采购部门应根据公司的采购要求、库存原材料的种类和数量，综合考虑材料的供需情况、供应商的采购情况等因素，科学确定采购时间、采购批次、采购批号等因素。交货时间和供应率以及运输时间。报价保证了物资物资的及时供应，保证了公司的持续经营和采购的最佳经济效益。

2. 目的和作用

1、作为采购部门开展工作的规范依据。

2、作为公司领导考核采购部门绩效的依据。

3、作为采购部门人员相互监督、协作的基础。

三、采购部岗位职责

1、清正廉洁，热心公益，不徇私舞弊，不违法违纪，勤俭节约，讲究职业道德。

2、建立物资采购供应渠道，选择供应商。建立稳固可靠的供应基地，不断寻找、收集和开发新的产品和材料供应商，确保材料供应不间断。

3、采购员在工作中要多跑，多比较，总结，学习和实践，不断提高采购业务水平。

4、负责物资订购和发货控制，积极跟踪未完成的采购物资，及时处理各种异常情况，确保采购计划能够按期、保质保量完成。

5、加强与物资使用部门的联系，对各部门所需的各种物资进行控制，确保生产、销售顺利进行。

6、采购物资时如发现质量或数量异常，应立即采取应急措施并与有关部门协商。

7、每年对原有合格供应商进行评审，淘汰不合格供应商。

8、及时跟踪市场价格变化和原材料质量，提高产品质量，降低采购成本。

9、大宗物资采购必须要求供应商提供资质证明。严禁采购不合格材料。同时，应对材料的使用进行监控，控制不合理材料的采购和浪费。

10、负责与供应商及其他部门的协调，协助检验部门处理采购、检验事宜。

11、定期汇总进货采购数据，协助会计进行成本核算。

12、积极参与紧急、临时采购工作。

13、完成领导交办的其他任务。

4、采购原则

一、询价及比价原则

对于物料采购，必须有三个以上供应商提供报价。临时紧急采购的，应根据质量、价格、交货期、售后服务、信誉、客户群等权衡因素进行综合评估，并与供应商进一步协商最终价格。项目除外。

2、一致性原则

采购人员订购的物品必须与采购申请上所列的要求、规格、型号、数量一致。当市场情况不能满足请购部门的要求或成本过高时，采购人员必须及时反馈请购部门更改请购或参与。若确实因具体情况导致数量与请购单数量不能完全一致，经审核，差异不得超过请购数量的5-10%。

3、低价搜寻原则

采购人员随时收集市场价格信息，建立供应商信息档案，了解最新市场动态和最低价格，实现最优采购。

4、诚信原则

（一）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不接受礼品、贿赂、邀请，更不接触供应商。

（三）严格遵守采购制度和程序，自觉接受监督。

（四）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备和市场信息。

（5）工作认真、仔细，不犯错误，不因自己的工作失误给公司造成损失。

五、招标采购原则

对于大宗或经常使用的物品，企业管理、财务等有关部门应以询价或招标的形式共同参与，确定一段时间（一年或六个月）的供应商和价格，并签订供货合同协议。简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除了缩短竞价间隔外，还应及时了解市场情况，调整进货价格。

六、审计监督原则

采购人员必须自觉接受财务部门或公司领导对采购活动的监督和询问。对于采购过程中违纪违法的采购人员，公司有权按照公司《员工奖惩制度》对相关人员进行处罚，直至追究法律责任。

5、采购流程

（一）采购申请与审核

1、请购单管理人员根据生产或经营的实际需要，依据库存管理基准、物料预算，结合库存情况，下达《请购单》。 《采购申请》要求注明名称、规格、型号、数量。 、需求日期、参考价格、用途等；涉及技术指标的，必须注明相关参数及指标要求。购买金额按周使用量计算，除个别情况外，但一次性不得超过每月购买量。

2、同一需求日期、同一供应商供应的物料、商品，请购部门应在请购单中附上清单，以一单多品的形式提出请购单。

3、《采购申请书》由各部门领导审核，经总经理签字批准后，报采购部采购。各审核阶段对采购申请提出异议的，应及时向采购申请部门反馈。

4、如属紧急采购，请购部门应填写《紧急采购申请》，并在“说明栏”中注明原因，并以加急邮件方式送达；采购部门收到《紧急采购申请》后，优先处理。

5、如属公司生产、生活急需的物资，可通过电话或其他方式向公司总经理提出口头批准。获得批准后，提交采购部门。稍后根据购买流程完成签名确认程序。

6、对于无法按照请购部门需求日期到达的物料，采购经理必须及时反馈给请购部门。

(2) 提交采购申请

1、请购单经总经理批准后，请购单部门将指定专业人员陪同采购，防止采购失误；请购部门专业人员仅对采购的物资进行检验，不得为采购人员指定供应商。

2、请购部门如无法指定专业人员陪同采购，应在提交请购单时与负责采购的人员详细沟通所采购材料的规格、参数等技术指标，以便确保采购材料的准确性。

(3) 取消采购申请

1、取消采购申请，请购部门应立即通知采购部门停止采购，同时在《采购申请（采购）》上加盖红色“取消”印章并说明取消原因。应注明取消。

2、采购部门完成注销后，原采购申请将退回采购部门。 

3、原采购申请无法取消时，采购部门应及时通知原采购申请部门。

（四）采购作业处理期间

采购部门应当根据采购区域和市场供求情况，对商品采购业务办理时限进行分类，并通报有关部门参考。如有变更，应立即修改。

1、单次采购预算在1万元以下的零星采购项目，如无特殊物资，采购周期不超过5天。

2、单次采购预算在1万元以上、20万元以下的项目，由采购部门通过比价方式采购，采购周期不超过15天。

3、单次采购预算在20万元以上、100万元以下的项目，由采购部门自行进行招标采购，采购周期不超过40天。

4、单项采购预算在100万元以上的项目，可委托招标公司投标，采购周期不超过60天。

（五）查询

1、采购人员收到《请购单》后，应根据请购案的优先级采购步岗位职责，参考市场情况及以往采购记录或厂家提供的信息进行询价，并填写《询价记录表》 ”。按价格原则采购。

2、采购部门接到请购部门电话联系的紧急采购案件时采购步岗位职责，主管应立即指定经办人员先行询问、洽谈价格。收到采购申请后，将按照一般采购程序优先处理。

3、询价前应仔细核对请购单的产品名称、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题及时与请购部门沟通。

4、所有采购项目必须直接向制造商或服务提供商询价。原则上不通过其代理人或各类中介机构进行查询。除批准后电话询问外，还必须选择三个以上的供应商。分析后比较价格或协商价格。

5、如果厂家报价的规格与请购材料的规格略有不同或者是替代品，采购人员应附上资料并在《采购申请单》上注明，并经使用部门或采购单位批准。申购部门。只有这样采购过程才能继续进行，并尽可能提供样品供使用部门确认。

6. 样品提供及确认：

（1）如需提供样品并确认的，必须确定样品交付周期，并由采购人员负责跟踪。收到样品后要尽快送需求部门确认，必要时要与财务部门等部门协调。相关人员将予以确认。

（2）对于需要保存的样品，收到时必须密封以备比对。

7、询价时，同一规格和技术要求，应从不同品牌询价；应向至少 5 个或更多供应商进行询价。

8、比价采购或招标采购应采用详细询价表或完整招标文件格式进行。

9、采购人员在询问时遇到特殊情况，应及时向上级请示。

（六）比价与谈判

1、收到供应商的第一次报价或开标后，应向公司领导汇报情况，并设定谈判目标或理想中标价格。

2、对合格供应商的价格水平进行市场分析，看看其他厂家的价格是否最低，报价的综合情况是否比较突出。

3、需了解供应商的报价是否含税，确认供应商是否可以开具增值税专用发票。可开具增值税专用发票的供应商优先；制造商的供货能力、交货时间以及产品或服务质量的确认。

4、邀请比价采购或招标采购的单位应具有一定的资质和实力，有能力提供或完成我公司所需的材料和项目；重要项目应当采用一定方法对目标单位的实力和资质进行核实和核实。审核，如进行现场检查，了解供应商各方面的实力。

5、参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标人进一步进行价格和条件谈判。

6、除固定资产外，单次采购金额在1万元以下的项目可自行采购；凡单次采购金额在1万元以上的项目，应邀请至少5家供应商参加比价或招标采购；单次采购金额20万元以上100万元以下的项目，由采购部门组织招标，企业相关领导参加监督；单次采购金额在100万元以上的项目，由公司领导决定是否委托第三方代理机构投标。

（七）比价及谈判结果汇总

1、比价、谈判应在汇总前报告公司相关领导，征得同意后方可进行汇总。

2、比价谈判结果汇总表应按照《招标汇总表》格式完整列出报价、工期、付款方式等价格条件，列出拟中选单位及理由进行选择，并按照一定的顺序一项一项地进行审查。

3、比价、谈判结果未通过公司领导审核的，应予以修改或重新处理。

(8) 选择供应商

采购人员必须建立供应商信息台账并及时更新。应根据以下几点选择供应商：

（一）具有合法的经营实体；

（二）具有相应资质的供应商；

（三）具有良好的信誉；

（4）具有良好的质量、交货期、价格、服务等条件。

（九）签订合同

一旦买卖条件达成一致，双方即可以书面协议记录协议细节、权利和义务，并签订合同以获得法律保护。采购合同通常由主要条款、基本条款和附件三部分组成。

1、主要条款包括合同双方名称、地址、合同号、法定代表人或者代理人姓名、合同文本份数、有效期、签订时间、地点；以及合同双方的签名和盖章。

2. 基本术语说明

（一）采购物品、工程的名称、规格、数量/工程量、单价、总价、合同总金额、清单、技术文件和确认的图纸是合同的组成部分；

（2）质量条款应注重产品的技术标准，明确规定供方的产品质量条件、期限和检验期限。成套产品还应当规定配件的质量要求；

(3) 在缺陷责任条款中，采购方应协商采购材料的质量保证期，并应考虑由谁支付与处理缺陷物品、包装以及将物品运回供应商有关的费用和附带费用;

（4）注意价格条款中的货币单位。如果涉及国际采购，还应关注汇率变化并考虑

考虑汇率变化对合约的影响；

（5）注意采购材料的包装标准。产品包装必须按照国家标准或专业标准进行。未采用国家或专业标准的，可在合同中注明双方商定的包装标准；

（六）外购材料的验收标准按照国家规定的计量方法执行。特殊情况，可按合同规定的计量方法执行。质量验收所采用的质量标准和检验方法必须在合同中明确规定，并载明检验地点和提出异议的期限。

三、采购人签订合同时的注意事项及规定

（1）如涉及技术问题和公司秘密，买卖双方均应注意承担保密责任；

（2）起草合同条款时，必须将各种风险降到最低；

（3）为防止​​额外或无根据地增加合同数量，要求供应商在包装采购时提供明细报价单。

（4）当货物订购数量大、价值高或难以清点时，务必要求厂家派代表到现场协助清点；

（5）保修期开始时必须明确注明，厂家应尽力要求厂家延长产品保修期；

（六）详细约定发票种类、提供时间和要求；

（7）不同的合同约定不同的付款方式。例如，设备合同一般应按预付款、验收付款、调试服务费、质量保证金的顺序明确付款金额、付款时间和付款条件；

（8）与首次合作单位合作时，应少付预付款或不预付款；

（9）供应商送样审核通过后，采购部门将与选定的供应商签订合同。

（10）比价表和投标汇总表填写完毕后方可签订合同；

（11）签订合同时，应当按照《合同审查批准表》格式对合同初稿进行审查；

（12）合同检验合格后，须由公司领导签字并加盖公司合同印章后方可生效；

（十三）所有签订的合同应及时报告财务部门。

（十四）交易中发生争议时，按照批准的合同条款处理。

（十五）合同应当明确规定交货期限、交货地点和交货方式，并必须写明具体交货日期、是一次性交货还是分批交货以及每次交货的数量；

（十六）合同必须明确约定付款方式、结算时间和条件。谨慎对待大额合同和长期合同，尽量采用分期付款、分期付款的方式；

（十七）合同应当禁止供应商将订单分包给其他单位。确需分包的，应当在合同中明确约定；

（十八）一般采购合同签订后原则上不再变更。但如果存在可通过原始技术资料调查确认的操作错误，或卖方因制造条件发生变化而无法履行合同，或按成本签订合同，需要修改价格的情况。 ，当买卖双方均不利于解除合同时，可以协商一致修改合同；

（十九）履约期间，因自然灾害或者其他不可抗力因素，一方当事人丧失履约能力的，买卖双方均可请求解除合同；发现供应商的报价不真实、供应商谋取暴利、严重损害国家利益或者履约监理人发现供应商存在严重缺陷且不能按要求改进并作出改进时，采购人可以要求解除合同。无法履行合同，或者发现违法行为并经查实属实的；

（二十）合同应当明确约定违约金和违约金，违约责任必须详细、具体；

（二十一）合同必须明确约定解除合同时的赔偿责任。

(10) 下订单

1、采购人员收到审核确认的采购申请后，应确认采购要求，熟悉物料项目，在下采购订单前确认价格、质量标准和物料要求，并制定订单指令。

2、订货说明书应附有必要的图纸、技术说明书、检验标准等。

3、完成订单准备后，即可按照标准订单格式制作《物料采购订单》，并填写采购订单的相关参数（物料名称代码、单位、数量、单价、总价等） .)以及交易条件、交货日期、运输方式、付款方式必须明确。若分批发货，采购人员应在《材料采购订单》上签署“分批发货”以供识别。

4、审批采购订单时，需注意合同是否与采购环境中的物料描述相符、所选供应商是否为合格供应商、价格是否在允许价格范围内、交货期是否符合订单计划要求。

5、采购订单签订后，采购人员应及时跟进订单进度，必要时配合其他部门催单。

6、因生产计划变更导致采购物料需求发生变化的，应及时向供应商发出《订单变更通知书》，以便供应商及时变更生产计划。

7、紧急订单很容易造成品质下降、价格过高等损失。平时，采购部门要配合其他部门做好库存管理和生产计划，避免紧急订单。

(十一)采购进度控制

1、为确保按时交货，采购人员应提前通过电话、传真或亲自与供应商进行跟进，确保物品（材料）能够及时供应，并与供应商控制采购作业进度。 《采购进度控制表》。

2、采购人员未按规定进度完成工作时，应填写《进度异常反应表》，并注明“异常原因”和“预定完成日期”。提交主管审核后，转发至请购部门。根据采购部门的意见制定对策。

3、如采购的物品（材料）无法在预定时间内交付，应主动联系供应商加急交付，确定新的交付日期，并出具《进度异常响应表》记录异常原因及处理对策。通知请购部门，并根据请购部门的意见进行处理。 

（十二）报检入库申请

1、符合质量检验检验条件的合同标的物应尽快提交质检部门进行质量检验验收；验收标准按照公司质检部门的相关规定执行。

2、对于供货单位已履行的合同，采购部门应及时通知质检部门验收；

3、质检部门收到采购部门的检验通知后应及时报检，并出具检验结果证明。对因质量检验不及时而导致生产部门无法使用或无法入库的情况，质检部门应主要负责；

4、合同标的物到达公司后，采购部门应及时通知请购部门，请购部门及时安排卸货、运输；

5、质检部门未能及时接收合同标的物的，仓库收到交货单后作为暂存材料接收；

6、经质检部门验收的产品仓库应及时入库，并及时出具入库单；

7、外购加工件按原材料入库；

8、质量检验合格的固定资产和服务，按照公司财务规定入库。

（十三）对账付款

采购的物品（材料）入库后，采购人员凭《入库单》经采购主管、财务、总经理批准后，按合同或约定的付款方式办理付款手续。