在不同的公司，物料采购员的工作职责可能会有所不同。

在一些高端奢华时尚公司，买手负责全球采购，走遍世界各地，光顾高级餐厅和俱乐部，达到采购人生的巅峰。

在其他公司，采购负责帮助老板和同事购买各种东西，从机械设备到办公文具。有时他们必须去仓库接收货物。不仅工作辛苦，还经常被抱怨。

本文中我们讨论的物料采购员是指根据ERP系统的信息提示向供应商发出采购订单的角色。不涉及供应商和产品的开发过程。这是一个更加基于计划的采购职位。 ，而不是商业导向的工作。

一，

岗位职责范围及内容

1.发送预测信息

预测信息来自总体规划。一般流程是销售市场负责数据录入。经过系统处理后，采购商从ERP系统中导出预测数据，经过简单整理后发送给重点供应商。

由于部分供应商采购量较小，占比不到总量的1%，因此可以每月发送一次预测，而不是频繁发布预测信息，以减少双方的工作量。

2.定期与供应商沟通

预言一出，一切就都结束了吗？买家还定期与内部生产计划和外部供应商沟通。

在内部，采购员需要与生产计划核对客户需求是否有重大变化。如果有，则需要根据BOM查询涉及的相关原材料，及时了解库存是否能够满足需求。

由于每个采购商对应N个供应商和数千个SKU采购员的岗位职责，因此很难跟踪每种物料的预测变化。因此，供应商需要主动反映数量的异常波动，比如预测数量与前期相比增加了30%以上，预测数量与实际订单数量相比减少了30%。

供应商会仔细检查每种材料的预计数量。买家需要做的是经常与供应商沟通，鼓励供应商告诉他们发现的异常数量。

当自己的订单量增加时，采购商也需要主动通知供应商，以便他们做好应对突然增加的采购订单的准备。

供应商最好能满足订单数量要求。如果没有采购员的岗位职责，则需要了解供应商的实际最大产能，然后再进行下一步的调整。

沟通是必要的，而且是双向的。我们的沟通只有一个目的，那就是消除意外的惊喜。

“不”是买家应该遵守的规则。

3. 创建采购订单

买家应以什么为依据下订单？是基于个人喜好还是标准操作程序？答案显然是后者。

随着ERP等信息系统的广泛使用，越来越多的采购商根据系统提示的数量下订单。

如果系统中的需求数量、库存数量、提前期等参数正确，那么所下的订单就足以保证物料的供应，同时库存也能控制在合理的范围内。

当然，买家也不能放松警惕。有时系统数据会出错。例如，库存数量与实物数量不一致，或者系统中修改了参数但未更新。这些都会导致物资短缺或溢出。

在这些情况下，有经验的买家会识别出有问题的材料，然后进行手动调整并纠正系统中的参数。

4. 跟踪订单全流程

物料采购负责从下订单到货物到达仓库的整个流程。

供应商收到订单后能否按时足量发货？

首先，我们需要得到供应商的承诺答复，反馈给客户是否能够履行合同、交货。这是订单跟踪的第一步。

如果供应商回复无法按照订单指定的方式交货，买家需要进一步沟通：

买家收到回复信息后，需要在系统中查看新的交货时间数量是否可以接受，是否会影响生产进度？

如果供应商的建议可以在内部被接受，那么采购商需要与供应商最终确定新的到货时间数量，最后在系统中进行记录。

我们还需要记住，以上是基于供应商信守最初的承诺。如果对方在一段时间后“改变主意”怎么办？

可能达不到约定的数量，约定的交货日期可能会推迟。这些都是可能发生的事情。

每个买家都需要与供应商建立一个“信用账户”。如果供应商每次都能按时、足量交货，那么信用水平就会不断提高，就不需要花费太多的精力在反复确认交货上。

对于那些经常不按承诺发货的供应商，买家需要格外精神，时刻关注对方的情况。只有最终确认发货数量并取得物流运输凭证后，他们才可以放心。

供应商发货后，买家还需要跟踪货物的运输状态。现在信息技术越来越发达，承运商可以提供TMS软件服务来跟踪和追踪每批货件的状态，帮助买家节省大量查询时间。

5、物资紧急短缺的处理

工作中总会遇到各种突发情况，采购也是如此。计划再好，也敌不过各种意想不到的意外，导致原材料短缺。

如果材料短缺，生产就无法按计划进行，也会影响销售业绩。在这种情况下该怎么办？赶紧联系供应商，了解一下他们还有多少成品库存，就是已经生产出来放在仓库里，就等着包装发货的那种。

买家问清楚数量，赶紧下了紧急订单，并通知供应商发货。订单发货后，您仍需与供应商确认发货时间和运输方式。

由于是紧急订单，运输方式必须加急。一般的运输通常是不可能的。如果平时都是用物流的话，这个时候可能就得通过快递甚至空运来寄了。

买家还需要与运输公司协调，确认货物到达仓库的时间，以赶上生产进度。如果生产线确实停了，我们一定要尽力补救，把停线的损失降到最低。

6、及时与供应商对账

供应商如果想要收款，一般需要准备订单、发票、收据收据这三套材料。

订单是采购部门签发的采购合同，是供应商发货的依据。货物送达仓库并盘点完毕后，仓库应给供应商一张收据，以确认收到的物品数量。

最后，供应商根据合同规定的价格和实际收到的货物开具发票，并交给客户财务部门准备收款。

为了提高付款流程的效率，有时采购商需要帮助供应商提前整理相关文件并做好对账工作。这可以避免财务验证过程中的延误并帮助供应商及时收到付款。

7、控制原材料库存

库存控制是买家的一个重要指标。库存必须控制在合理范围内，既不能过多，也不能造成材料短缺。

有一个公式可以计算我们需要的最大库存量：

最大库存=（二级订单间隔天数+交货时间）X日均需求+安全库存

每次需要订购的数量以最大库存数量为基础，减去库存和在途数量。公式如下：

订单数量=（二级订单间隔天数+交货时间）X日均需求+安全库存-（库存数量+在途数量）

由此可见，订单间隔、提前期、平均需求、安全库存决定了库存数量的上下限。

买家需要根据自己的实际情况设置合理的参数，不断寻找优化库存的空间，降低库存总持有成本。