在检测样品的接收、流通、储存、处置、鉴定等各个环节实施有效的质量控制至关重要。管理测试样本可以保证测试样本的代表性、有效性和完整性，从而保证测试结果的准确性。

1、测试样本管理需要满足这8个方面

1、样品采集：

样品应具有代表性。用样本的结果来说明总体情况，得出总体情况的结论。抽样遵循以下原则：

1.1 代表性：

抽样时要特别注意克服和消除各种因素的影响，使样本尽可能接近总体情况，保证样本充分代表总体情况。

1.2 可用性：

在某些情况下，样本可能不具有代表性，但取决于其可用性。

1.3 公证：

抽样必须公平，并由合格人员（接受过抽样培训并考试合格的人员）进行。必要时会同被检查单位陪同人员现场签字盖章，并做好现场采样记录。填写样品采集记录表并经双方签字确认。

2. 样品接收

2.1 填写授权书

无论样品是随机抽检还是送检，委托方均须先填写《样品检验委托书》。委托书一般一式两份，一份由检验机构留存存档，另一份交给客户作为接收报告的凭证。”

2.2 审查授权书

收货人员应对抽样检验委托书填写是否规范、是否有空白项目、手续是否齐全、信息是否齐全、引用标准是否正确、恰当等进行审查。

2.3 检查样品

样品应与《样品检验委托书》填写的内容一致。样品包装应完好。若不完整，应有书面记录。送检样品数量应当满足检验、复检、仲裁的要求。如果送检样品仅为检验样品，应有书面说明。

2.4 正式验收

收样人签署《送样检验授权书》并承诺出具报告日期。

3.样品数量

为了保证检验样品的可追溯性，原则上对每个样品给予唯一的编号（CNAS的要求是为了避免混淆，不是要求唯一的编号，当然唯一的编号肯定能满足要求） 。

来自同一事件的多个样本可以被视为一个样本并给出一个编号。样品编号可能包括年份、样品类别代码和样品序列号（或适合实验室的其他编号）。为了保证样品编号的唯一性，一般由样品接收部门负责统一制备，或者有LIMS的实验室可以通过系统生成。

4. 样品鉴定

样品的标识包括唯一编号（样品验收编号）和样品不同检测状态的标识（未检验、检验中、检验完毕、留样）。经检验的样品应标注“检验完毕”、“合格”、“不合格”等字样。对于多个包装中的同一样品，应在样品验收编号后添加横条和数字，以进行分项识别，以保证每个包装的唯一性。样品管理员负责将样品识别标签一一贴在样品上。

5. 样品循环

样品验收后，负责人根据客户《样品检验委托书》中的要求，向检测部门（人员）开具《样品检验交接单》，并通知检测室样品经理领取待检验的样品。检测室样品管理人员在交接时检查样品状态，并记录在《样品检验交接单》上签字批准。样品送到检测室后，由检测室样品管理员统一登记。未检验的样品、正在检验的样品和已检验的样品应分开存放。检验员收到样品进行检测时，样品识别号在流通和检测过程中不得更改。在此过程中应保护它们免受非检测性损坏或丢失。

六、委外样品管理

向外部分包实验室提供的样品在交付前应进行完整性检查，交付给分包实验室的样品应有对方的收据。分包管理部门要做好分包样品登记工作。分包商应采取措施保护样品的完整性，并对样品进行标签和储存。

7. 样品的储存和保管

样品储存和保管应有专用的样品室并配备相应的设施；

样品室由专门的样品管理员管理，出入受到限制；

样品储存环境应安全、无腐蚀、清洁、干燥、通风良好，并有温度、湿度监测；

对于需要在特殊环境条件下保存的样品，应严格控制环境条件，并定期记录环境条件；

按规定数量和品种留样，以供复验和仲裁；

腐蚀性、易燃、易爆、有毒危险样品应隔离存放，并有明显标志；

样品管理人员必须对留存的样品进行认真核对和登记，并对不同性质的样品进行分类存放。

8. 样品加工

报告出具后，样本保留期限不得少于报告投诉反馈时间。如有必要，对于不合格样品和特殊样品，可以延长样品保留期限。检验后的样品处理分为以下几种处理方式：

8.1 如果客户要求取回样品，客户可以在样品保留期限届满后取回。客户收到样品时，样品采集员须持《样品检验授权书》到样品室，由样品管理员办理样品退回手续。

8.2 当客户需要提前取回样品时（样品保留期限内），样品管理人应在样品检验授权书上签署“对此检测报告无异议”后，样品管理人才能办理样品退回手续；

8.3 客户委托的样品，样品保存期限已过的，按客户填写的要求进行处理；

8.4 对于必须监测和处理的样品，样品管理者必须按照规定的方法进行监测和处理，防止环境污染和危害。监测和处理应有记录。

2、样品管理过程中不可忽视的几个小细节

1、测试样品流程：

1.1 样品管理者应对所有收到的检验样品进行记录，并按照检测要求移交相关检测室，并办理移交手续；

1.2 检测人员对送检样品进行检查并移交，并按要求准备样品；

1.3 样品检测完毕后，检测人员应将样品放置在样品检验区；

2、测试样品的保存：

“已检测”的样品以及客户有特殊要求的剩余检验检测样品，最终交由样品管理员“保留”妥善保管。

3. 测试样品的处理：

3.1 检测后样品的保存期限不得少于国家有关法律法规规定的期限。

3.2 无特殊要求的剩余送检样品的保存期限不得超过报告申诉期限。

3.3 公司内部常规委托检测的检测样品如无特殊要求，样品保存期限为一周。

4、测试样品的保密性和安全性：

4.1 严格按照与客户签订的协议或相关规定进行测试样品的检测、储存和处置，严格执行保密管理规定，对客户的测试样品、技术数据及相关信息承担保密责任。

4.2 对于有特殊要求的试验样品，应做好相应的安排，包括试验样品技术资料的接收、流转、储存、处置和管理，并采取安全防护措施，确保试验样品的完整性和保密性。

三、检验机构样品室如何规范管理

1、样品管理员职责：

1.1 样品管理员必须保证样品室干净、整洁、美观，并保证能在最有效的时间内找到所需的样品。

1.2 未经许可，无关人员不得随意进出样品室。样品管理员有权拒绝无关人员进出样品室。

1.3 样品管理员有权对进出样品室的人员的活动进行监督。

1.4 未经样品管理员同意，其他人不得将样品带入或带出样品室。

1.5 样品管理员必须对样品间发生的一切异常情况负责，发现异常情况必须及时向领导报告。

2、一般规定：

2.1 每天打扫样品室，确保干净、整洁、有序。

2.2 新样品到达时，必须及时检查样品的完整性、保存、贴标签、拍照、卸料（或保存）、记录。

2.3 确保每个样品的标签完整，注明货号和颜色（标签贴在鞋底上）。用数码相机拍摄样品照片并将其存储在计算机中（照片以样品的货号命名），并以制造商和日期作为分类标准。

2.4 必须有运输和储存的文件。双方签字后，样品方可出运并入库。必须确定样品的目的地。

3、出库管理：

3.1 样品包装出库前，样品管理人员应确保样品的完整性，不得让有缺陷的样品流向客户。样品上禁止携带原厂家商标、电话、地址、金额等信息，否则视情节轻重扣发岗位津贴。

3.2 样品管理员收到样品出库通知后，必须填写出库单并签字后方可出库。

3.3 样品出库或外借时不得损坏。如有损坏样品管理员岗位职责，样品管理人有权申请赔偿。

4、仓库管理：

4.1 新样品到达时，根据到货单仔细验货，必须检查样品的完整性。及时储存并贴标签、拍照、核算、排放或收集。

4.2 箱内存放的样品必须保护好，并用纸填充、装袋、装箱。箱体上必须标明数量、产品名称和制造商，然后有序卸入仓库（包装标准以制造商名称为准）。

4.3 定期清理样品室，选取长期未使用、损坏或样品数量相同的样品，报批为无效样品。

4.4 双鞋可以单独包装，跨年的鞋必须提交批量处理。

4.5 样品架上的样品应按生产厂家、型号、材料的顺序摆放，并有明显的吊牌。样品架应定期整理，长期不用、重复的样品应装箱备查。

4.6 定期盘点（每月27日），并进行损益问责（按照财务会计实际金额比例进行补偿）。

5. 处罚：

5.1 样品室门、灯光、空调等未关好的，责任人每次罚款5元。

5.2 样品管理人未经许可，擅自借用样品或样品材料。一经发现，视情节轻重，扣除当月工作津贴。

5.3 因样品管理员工作失误，导致次品样品流入客户手中，每月岗位津贴将全额扣除。

5.4 如果样品上出现制造商或工厂的产品编号、价格、电话号码、商标或标签，致使客户获得上述信息，将被样品管理员视为失职，并每月扣款。岗位津贴将相应扣除。

5.5 如果样品丢失或样品管理人不知道样品下落，样品管理人必须按原价赔偿。

4. 总结

样品管理是实验室管理流程的重要组成部分。是保证检测数据真实、可靠、可追溯的重要基础，需要严格管理。样品管理工作琐碎且需要注重细节。需要耐心样品管理员岗位职责，在长期的工作中不断总结经验，才能更有效地提高样品管理的效率和水平。